2020年注會《審計》知識點：采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動和內(nèi)部控制

　　【內(nèi)容導(dǎo)航】

　　采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動和相關(guān)內(nèi)部控制

　　【所屬章節(jié)】

　　第十章 采購與付款循環(huán)的審計

　　【知識點】采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動和相關(guān)內(nèi)部控制

　　采購與付款循環(huán)的業(yè)務(wù)活動和相關(guān)內(nèi)部控制

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　　【考點一】了解采購與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)活動

　　(一)制定采購計劃

　　(1)生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃。

　　(2)經(jīng)部門負責人等適當?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購。

　　(二)供應(yīng)商認證及信息維護

　　(1)通常對于合作的供應(yīng)商事先進行資質(zhì)等審核、將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單。

　　(2)及時對供應(yīng)商信息變更進行更新。

　　(3)采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進行采購。

　　(三)請購商品和勞務(wù)(授權(quán)審批控制)

　　(1)倉儲部門填寫請購單，通常由倉儲部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。

　　(2)生產(chǎn)部門填寫請購單，通常由生產(chǎn)部門經(jīng)理在請購單上簽字審批。

　　(3)對于日常采購的請購，應(yīng)當根據(jù)請購單進行一般授權(quán)審批，每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負責的主管人員簽字審批。

　　(四)編制訂購單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)

　　(1)采購部門負責編制訂購單，發(fā)出訂購單。

　　(2)采購部門對經(jīng)過恰當批準的請購單發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應(yīng)商，但詢價與確定供應(yīng)商的職責應(yīng)當分離;對于大額、重要的采購項目，應(yīng)采取競價方式來確定供應(yīng)商。

　　(3)采購部門收到請購單后，對金額在人民幣××元以下的請購單由采購經(jīng)理負責審批;金額在人民幣××元至××元的請購單由總經(jīng)理負責審批;金額超過人民幣××元的請購單需經(jīng)董事會審批。

　　(4)采購信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當審批的請購單生成連續(xù)編號的訂購單。

　　在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，通過將經(jīng)審批的請購單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動生成訂購單(此時系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購信息管理員核對本周內(nèi)生成的訂購單，將請購單和訂購單存檔管理，對任何不連續(xù)編號的情況進行檢查。

　　【提示】訂購單需要連續(xù)編號，連續(xù)編號的訂購單與應(yīng)付賬款的完整性認定相關(guān)。

　　【補充】執(zhí)行采購

　　(1)在采用自動化信息系統(tǒng)的被審計單位，采購業(yè)務(wù)員根據(jù)系統(tǒng)顯示的“待處理”的訂購單信息，安排供應(yīng)商發(fā)貨、收取采購發(fā)票以及倉儲驗收等事宜。

　　(2)每周，財務(wù)部門應(yīng)付賬款記賬員匯總本周內(nèi)生成的所有訂購單并與請購單核對，編制采購信息報告。

　　如訂購單與請購單核對相符，應(yīng)付賬款記賬員即在采購信息報告上簽字。如有不符，應(yīng)付賬款記賬員將通知采購信息管理員，與其共同調(diào)查該事項。應(yīng)付賬款記賬員還需在采購信息報告中注明不符事項及其調(diào)查結(jié)果。

　　【提示】采購信息報告與應(yīng)付賬款的存在認定、完整性認定相關(guān)。

　　(五)驗收商品(連續(xù)編號控制)

　　(1)驗收部門首先需要比較所驗收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞。

　　(2)驗收部門對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗收單。

　　(3)驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收。

　　(4)驗收人員應(yīng)將驗收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門。

　　【提示】驗收單需要連續(xù)編號，連續(xù)編號的驗收單與采購交易的完整性認定相關(guān)。

　　(六)儲存已驗收的商品(職責分離控制)

　　(1)儲存崗位與驗收崗位應(yīng)當職責分離。

　　(2)限制無關(guān)人員接近儲存的商品存貨。

　　【提示】儲存崗位與驗收崗位的職責分離可以減少存貨舞弊;驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收的控制活動，與存貨的存在認定相關(guān)。

　　(七)編制付款憑單(授權(quán)審批控制、連續(xù)編號控制)

　　(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗收單、訂購單的一致性。

　　(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計算的正確性。

　　(3)編制有預(yù)先順序編號的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。

　　(4)獨立檢查付款憑單計算的正確性。

　　(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費用賬戶名稱。

　　(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準照此憑單要求付款。

　　【提示】經(jīng)過適當批準和連續(xù)編號的憑單與外購存貨的存在認定、完整性認定等相關(guān)。

　　(八)確認與記錄負債(職責分離控制)

　　(1)應(yīng)付賬款確認和記錄相關(guān)的部門一般有責任核查購置的財產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時，應(yīng)付賬款部門應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價格、數(shù)量、條件及運費與訂購單上的有關(guān)資料核對，如有可能，還應(yīng)與驗收單上的資料進行比較。

　　(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價證券和其他資產(chǎn)。

　　(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準的未付款憑單送達會計部門，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會計主管應(yīng)監(jiān)督為采購交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當性;通過定期核對編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時性。而獨立檢查會計人員則應(yīng)核對所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門送來的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

　　(4)對于每月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票的情況，則需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負債。

　　【提示】檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門未付款憑單檔案中的總金額是否一致，與應(yīng)付賬款存在、完整性認定相關(guān)。

　　(九)辦理付款(授權(quán)審批控制)

　　(1)獨立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　(2)應(yīng)由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負責簽署支票。

　　(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當批準的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。

　　(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。

　　(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無記名甚至空白的支票。

　　(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當性。

　　(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。

　　(十)記錄現(xiàn)金、銀行存款支出(職責分離控制)

　　以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

　　(1)會計主管應(yīng)獨立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。

　　(2)通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨立檢查入賬的及時性。

　　(3)獨立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。

　　【提示】銀行存款余額調(diào)節(jié)表不能由出納員編制，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計缺陷。

　　【考點二】了解采購交易的內(nèi)部控制

　　(一)適當?shù)穆氊煼蛛x

　　采購與付款交易不相容崗位至少包括：請購與審批;詢價與確定供應(yīng)商;采購合同的訂立與審批;采購與驗收;采購、驗收與相關(guān)會計記錄;付款審批與付款執(zhí)行。

　　(二)恰當?shù)氖跈?quán)審批

　　付款需要由經(jīng)授權(quán)的人員審批，審批人員在審批前需檢查相關(guān)支持文件，并對其發(fā)現(xiàn)的例外事項進行跟進處理。

　　(三)憑證的預(yù)先編號及對例外報告的跟進處理

　　通過對入庫單的預(yù)先編號以及對例外情況的匯總處理，被審計單位可以應(yīng)對存貨和負債記錄方面的完整性風(fēng)險。

　　如果該控制是人工執(zhí)行的，被審計單位可以安排入庫單編制人員以外的獨立復(fù)核人員定期檢查已經(jīng)進行會計處理的入庫單記錄，確認是否存在遺漏或重復(fù)記錄的入庫單，并對例外情況予以跟進。

　　如果在IT環(huán)境下，則系統(tǒng)可以定期生成列明跳號或重號的入庫單統(tǒng)計例外報告，由經(jīng)授權(quán)的人員對例外報告進行復(fù)核和跟進，可以確認所有入庫單都進行了處理，且沒有重復(fù)處理。

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